Quels sont les 5 impératifs de la gestion des documents RH ?
Le service des ressources humaines est le secteur de chaque entreprise qui a toujours une montagne de paperasserie à gérer. Cependant, si chacun de ces feuillets n’est pas correctement classé et suivi, cela peut entraîner de graves problèmes pour l’organisation dans son ensemble.
C’est pourquoi la gestion des documents RH est un processus vital. Une fois cette rationalisation effectuée, les services RH peuvent réduire les coûts, diminuer le gaspillage de temps et, potentiellement, faciliter le fonctionnement de l’entreprise.
Bien que chaque organisation dispose d’un système de gestion des documents légèrement différent, voici cinq domaines qui sont essentiels dans la gestion des documents RH.
Centralisez le système de gestion de documents
Pour gérer efficacement vos documents RH, vous devez d’abord les rassembler dans un format facile d’accès. Cela peut signifier les regrouper à partir de plusieurs systèmes existants différents.
Vous aurez peut-être besoin de numériser des documents papier, d’importer des courriels et de les télécharger à partir d’anciens logiciels. La clé est d’éliminer le fouillis et le gaspillage. Pensez à ces vieilles boîtes de papier coincées dans le placard ou dans la salle de rangement.
Lorsque vous centralisez votre système de gestion de documents, vous serez en mesure de débarrasser votre organisation de ces vieilles boîtes et de l’espace propre que vous pouvez utiliser à des fins plus importantes. La centralisation permet d’économiser des efforts et vous aidera à éliminer le gaspillage de papier, ce qui rendra votre bureau plus écologique.
Conformez-vous aux règles et aux règlements
Plus que jamais auparavant, il existe aujourd’hui des règles et des règlements en matière de paperasserie et de protection de la vie privée. Par exemple, la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée comprend des pages de règlements.
Heureusement, avec un système de gestion de documents de haute qualité, le respect de ces réglementations n’est pas très compliqué. Vous serez en mesure de suivre exactement ce qui se passe avec vos documents lorsqu’ils sont stockés dans un système logiciel en nuage.
De plus, lorsque vous avez un tel système en place, vous pouvez protéger les documents les plus sensibles. C’est quelque chose qui vous maintient en conformité avec les règlements de sécurité et qui n’est tout simplement pas possible lorsque vous travaillez avec des boîtes en carton dans l’armoire de stockage. La conformité est essentielle et ne fera probablement que s’accroître dans les années à venir.
Collaborez pour pouvoir travailler ensemble
Aujourd’hui, le département RH n’est peut-être plus un département physique. Certains de vos employés peuvent travailler à leur domicile, dans différents secteurs du bâtiment ou même à l’étranger. Avec le bon système de gestion de documents, il sera beaucoup plus facile pour les membres de votre personnel de collaborer et de travailler ensemble sur des projets.
Lorsque vous optez pour la dématérialisation et que tout est disponible dans le nuage, tous les employés où qu’ils se trouvent, à domicile, au bureau, en voyage d’affaires à l’étranger etc, pourront tous examiner les mêmes documents en même temps.
Contrôlez l’accès aux documents
Le contrôle de l’accès aux documents individuels est un avantage essentiel d’un système de gestion des documents RH. La protection par mot de passe n’est pas nécessairement le seul moyen de protéger le fichier et d’empêcher les gens de le consulter.
Vous pouvez définir différents niveaux de protection, de façon à pouvoir autoriser l’accès tout en limitant les fonctions telles que le partage ou la modification. Il est essentiel de garder le contrôle des documents et c’est l’un des moyens de prévenir les pertes accidentelles.
En fait, vous pouvez céder le pouvoir comme bon vous semble à d’autres personnes ou même donner un contrôle temporaire, comme si vous deviez autoriser l’accès à une section de documents pour un projet. Ce n’est là qu’une des nombreuses façons dont ce type de système peut vous aider à maintenir votre bureau des RH en ordre.
Contenez les coûts
Un système de gestion de documents électronique ou en nuage peut sembler constituer une dépense supplémentaire pour votre entreprise. En réalité, c’est généralement un excellent moyen pour une entreprise d’économiser de l’argent.
Une fois le système installé, vous économisez de l’argent car vous gagnez un temps considérable que vous pouvez consacrer à d’autres tâches, plus importantes. Dans le département RH, votre ressource la plus précieuse, c’est vous.
De plus, vous constaterez que les économies réalisées sur l’impression, le papier, l’encre et le recyclage sont énormes. Beaucoup d’entreprises ne réalisent pas à quel point ces coûts sont élevés tant qu’elles ne produisent pas ces factures chaque mois.
Un système de documents en nuage, accessible de n’importe où, permet de travailler à distance, ce qui est une autre possibilité d’économiser de l’argent dans certaines organisations.
Ce qu’il faut retenir
Lorsque vous suivez ces cinq C de la gestion des documents RH, votre personnel RH économisera des heures de travail, et il est moins susceptible de se retrouver dans une situation délicate avec le gouvernement.
Un système documentaire bien organisé permet d’améliorer le rendement global et de prendre des décisions plus éclairées dans tous les secteurs de votre organisation.
Collaborez avec votre service des ressources humaines pour aider à mettre en place une solution de gestion des documents qui respecte ou dépasse ces cinq C. Vous constaterez que le gain en vaut la peine.